¿Te preocupas por la seguridad de tus documentos? Aquí tenemos la solución

Salas de datos virtuales aparecieron como solución a la necesidad de trabajar con operaciones de M&A (fusión y adquisición), que son un tipo de operaciones en las cuales se pasa el derecho de vender la corporación o una de sus partes. Esto requiere trabajar con significantes cantidades de ficheros y archivos, lo que se hace más fácil de manejar en el espacio virtual. Con estos fines aparecen las salas de datos virtuales.

Es muy importante vigilar que los archivos confidenciales no desaparezcan o lleguen a parar a manos de unas terceras personas. Lo que era aún más complicado de cumplir, era la seguridad, ya que los documentos eran de fácil acceso. Si se necesitaba sacar unas copias de los informes, se debía pedir acceso por escrito. Antes no había la posibilidad de revisar los documentos requeridos online, los clientes y compradores potenciales necesitaban trasladarse hasta la oficina de la empresa vendedora, que les posibilitaba el acceso a la documentación confidencial. La utilización de una sala de datos virtual gracias a sus capacidades adelanta otras herramientas en todos los data room solutions conceptos principales. La incomodidad de este caso es clara: se tiene que enviar un trabajador de la corporación a otra ciudad, hasta a un otro continente y pagarle los gastos del viaje. Por su parte, el vendedor tenía que comprar un espacio para almacenar los documentos, ya que se trataba de miles de archivos.

Salas virtuales surgieron como una solución cómoda a exigentes necesidades de las organizaciones. El funcionamiento de una sala de datos virtual posibilita el proceso de trabajo abierto con varias compañías compradoras, que multiplica el porcentaje de éxito en el mercado. Los archivos permanecen bien organizados de acuerdo con las categorias que se imponen. Como conceptos más significantes en estas salas de datos virtuales, podemos nombrar comodidad y seguridad. En el siglo XXI este método de trabajar con la información ya se ha hecho algo del pasado. Una sala de datos virtual es una plataforma web perfectamente organizada, que da la posibilidad de cumplir con privacidad de altos niveles y que dispone de muchos especialistas en el servicio de salas de datos.

Si piensa de una sala de datos como algo liado y muy profesional, puede relajarse, ya que este espacio virtual se adapta a las necesidades del que la posee. Se puede establecer restricción por horas o IP, algunas empresas ofrecen hasta varios niveles de identificación, así que puede estar tranquilo de que sus datos no irán a parar en manos no peligrosas. El interfaz suele ser bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Los dos van muy juntos, porque cuando se empieza el trabajo con una sala virtual, el permiso de entrada se proporciona sólo a las personas autorizadas, que se puede cambiar o restringir, hasta documento por documento. Los líderes del sector prometen ofrecersoluciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al presupuesto, pero también en las opciones, la funcionalidad, acceso, organización. Y, claro, en toda hora puede contar con la ayuda de un asistente para qualquier problema que puede aparecer.

De acuerdo con los informes de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se emplean a menudo en las siguientes acciones que requieren protección de la información confidencial:

  • análisis y presentación de los informes
  • creación de un archivo completo de informes
  • actividades de auditoría
  • acuerdos de M&A
  • selección y preparación de datos para los inversores
  • Está claro que puede seguir utilizando una sala da datos tradicional, pero en el mundo industrial y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos desarrollos tecnológicos que proporcionan comodidad, seguridad, soluciones personalizadas para los clientes y que facilitan el manejo de información y trabajo con los datos más importantes.

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